為有效保護、規(guī)范、整理檔案，高唐縣農(nóng)機局采取六項措施，積極做好農(nóng)機購置補貼檔案整理工作，加強購機補貼檔案的規(guī)范化管理，確保補貼檔案資料完整、準確，便于社會監(jiān)督。

　　一是檔案手續(xù)完善。補貼辦公室工作人員認真核實補貼農(nóng)戶信息和機具信息，均按機具類型、分布鎮(zhèn)街區(qū)域等內(nèi)容作了細化分類，做到一機一檔，并做到按規(guī)定格式認真填寫、資料齊全、證件相符，按順序裝訂成冊，分別建立了紙質(zhì)和電子兩種檔案。

　　二是檔案分類準確。在檔案歸類過程中，以全縣13個鎮(zhèn)街為節(jié)點分批整理，結(jié)合補貼機具申請日期進行規(guī)整；以各鎮(zhèn)街補貼機具臺帳為索引逐一排列，使任一機具檔案都能快速查找。

　　三是檔案匯總齊全。按照提機驗收表檢索每臺補貼機具的檔案；嚴格查閱每份檔案的報名申請表、供貨確認表、補貼協(xié)議書和購機發(fā)票、合格證復(fù)印件，杜絕脫頁和重復(fù)，并進行分鎮(zhèn)、辦事處歸類；對檔案信息仔細核對、認真匹配后匯總到一起。

　　四是檔案整理裝訂。每一份檔案材料都認真細致地進行整理、編目、分裝。做到整齊規(guī)范、排列有序、查找方便，同時對檔案盒、檔案柜統(tǒng)一規(guī)格，統(tǒng)一樣式，統(tǒng)一標準，確保了每一份裝訂檔案材料整齊劃一。

　　五是檔案保管嚴格。根據(jù)檔案工作的要求，對檔案采取有效的防潮、防水、防污染等措施。

　　六是電子檔案備份到位。將省農(nóng)機補貼系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)導(dǎo)出后，按統(tǒng)一的格式對所有機具進行一并整理，分鎮(zhèn)街、分機具類型整理出兩套電子檔案文件，作為查詢依據(jù)。實現(xiàn)了電子檔案和紙質(zhì)檔案的“無縫鏈接”。